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Los costes de transporte
representan un promedio establecido entre el 4 % y el 10 % del presupuesto
global de las empresas.
Las
fluctuaciones de los precios de las energías necesarias para el transporte
impactan directamente el margen de las empresas a través del presupuesto de
transporte.
Sin
embargo, si las subidas de las tarifas de las compañías de transporte parecen
ineluctables, esto no significa obligatoriamente una subida del presupuesto
transporte de las empresas, particularmente si están abiertos a la
reingeniería de sus procesos, que les permitirá identificar numerosas
posibilidades de economías.
Proponemos
en esta ficha técnica 10 puntos claves para ayudar a las empresas a reducir
sus costes de transporte:
1. Estudiar las operaciones
corrientes de transporte y de retorno de mercancías
2. Identificar las prácticas de su
empresa que influyen en los costes de transporte
3. Optimizar la carga de sus
contenedores, camiones
4. Comparar las ofertas
5. Volver a negociar regularmente
6. Optimizar los procesos
administrativos y de gestión de los flujos de información
7. Estudiar las alternativas,
ponerlas en marcha
8. Controlar sus facturas de
transporte
9. Controlar su flota propia
10. Optimizar sus tasas y
aranceles a la importación – exportación
1.
Estudiar las operaciones corrientes de transporte y de retorno de mercancías
Antes
de empezar, es importante disponer de un conocimiento detallado de la
tipología de sus envíos.
Es
necesario disponer de elementos exactos sobre éstos:
- tipo de la
mercancía (ver la clasificación
ADR
),
- volumen de envío
promedio por destino (en número de bultos, paletas) y, si llega el caso,
medio de transporte (modo de transporte, tipo de contenedor),
- peso medio de los
envíos por destino (en Kg, toneladas),
- niveles de servicio
a los clientes (ver también el calculo del OTIF ),
- costes de
transporte por zona de entrega y por destinatario,
- costes por volumen
(por x paletas, por camión) por zona de destino
Documentar
del mismo modo sus retornos de mercancía
Analizar
los procesos de planificación, organización, realización, control y
gestión de la realización del transporte.
2.
Identificar las prácticas de su empresa que influyen en los costes de
transporte
Embalaje
- Verificar sus
embalajes: ¿Están adaptados al transporte, permiten optimizar la carga
de los camiones?
- Sacar provecho del
estudio para renegociar el precio de los embalajes con sus proveedores.
Evitar
el “exceso de calidad”
- Verificar con sus
destinatarios de transporte (clientes y internos), la pertinencia de la
frecuencia de entrega y de los plazos actuales de envío.
- Ajustar con ellos
los factores plazo y frecuencia de transporte de modo que no ofrece un
servicio que no es necesario.
Limitar
los envíos Express, mensajería o paquetería
- El transporte
express, muy costoso, debe estar utilizado sólo en caso de extrema
urgencia.
- Otros modos de
entrega deben ser analizados antes de recurrir a este. Securizar este
punto en su proceso de validación del recurso al transporte express.
- Un error frecuente
consiste en expedir el conjunto del pedido en express cuando solamente
una línea de pedido, o algunas unidades lo necesitan. Para evitar costes
suplementarios no justificados, calcule con su cliente la cantidad justa
y necesaria con entrega urgente y, en la medida de lo posible, expida
sólo ésta en express.
Abastecer
teniendo en cuenta la variable transporte y planificar
- Identificar las
prácticas de abastecimiento que impactan desfavorablemente el transporte
desde los proveedores.
- Compartir sus
previsiones de abastecimiento con el fin de facilitar la previsión de la
actividad transporte desde los proveedores (nota: haga lo mismo con sus previsiones de ventas para el transporte
a clientes).
3.
Optimizar la carga de sus contenedores
Prever
- Dar visibilidad al
servicio expedición de tipo a que pueda realizar las reagrupaciones
pertinentes al nivel operacional
- y planificar su
actividad a largo plazo.
Consolidar
- Si a través de su
estudio identifica envíos múltiples de pequeños bultos hacia una zona de
destino, reagrupar los envíos si el compromiso de servicio lo
permite....
- Consolidar al
máximo los pedidos. Estudiar con los compradores la posibilidad de
limitación del número de proveedores de tipo a obtener una mejor
concentración de proveedores.
Comparar
las ofertas de sus transportistas con los otros actores del mercado en
términos de costes y de servicios
Sitios
comparadores de ofertas de transporte express de mensajería y paqueteria
- Para los envíos
express, utilizar las paginas web como mensajerialowcost.es
- Estas paginas web
le dan las tarifas de las grandes agencias de transportes de mensajería
y paqueteria , teniendo en cuenta sus informaciones sobre el peso de su
paquete o paleta, sus dimensiones, la zona de expedición y la de
destino.
- Además, estas
empresas ofrecen frecuentemente reducciones de precio en línea.
Plataformas
electrónicas de compras
- Si usted es un
grande utilizador de transporte, es interesante recurrir a plataformas
electrónicas de compras (como por ejemplo tradeextensions.com).
Tarifas
Una
vez las tablas de tarifas de los diferentes transportistas recolectadas:
- verificar que la
unidad de facturación es adaptada a su tipo de flujo (al peso, a la
paleta),
- analizar las
posibilidades de modificación de sus envíos con el fin de reducir el
coste de transporte (optimización de los envíos),
- ajustar sus
cartones, paletas, de tipo que evita los costes suplementario facturados
en caso de "exceso de dimensión".
5.
Volver a negociar regularmente
Plazos
de pago
- Saque provecho de
sus entrevistas con las compañías de transporte para volver a negociar
los plazos de pago lo más tarde,
- esto impacta
favorablemente la tesorería de la empresa.
Subida
de los volúmenes
- Cuando le confía
significativamente más actividad a una compañía de transporte, se
vuelven a negociar sistemáticamente las tarifas a la baja.
6.
Optimizar los procesos administrativos y de gestión de los flujos de
información
Comunicación
electrónica
- Utilizar al máximo
los procesos de comunicación electrónica con sus transportistas (ver
también EDI ).
- Además, ciertas
compañías de transporte le propondrán reducciones para utilizar modos de
comunicación electrónica en soporte de las tareas administrativas
relativas al transporte.
- Así se limitan los
errores de entrega.
TMS (Sistema de Gestión del Transporte)
- Si su presupuesto
transporte es elevado, dotarse de su propio TMS, o disponer de un acceso
vía una colaboración con una compañía de transporte, para administrar
las tarifas de transporte, utilizarlas de la mejor manera posible y
aumentar la productividad del proceso transporte.
- Es así crucial, al
momento de seleccionar sus compañías de transporte, estudiar las
herramientas y las tecnologías de intercambio de información, los
equipos y el proceso propuesto.
7.
Estudiar las alternativas, ponerlas en marcha
Modos
alternativos
- ¿Las
características del flujo y del contrato de servicio permitirían
recurrir a modos de transporte menos costosos (transporte fluvial,
transporte marítimo, camiones completos)?
- ¿Es posible
entregar a sus clientes directamente desde sus proveedores para ciertos
productos?
- ¿Es posible agrupar
los flujos desde varios proveedores para optimizar su transporte?...
- También apoyarse en
la experiencia de sus transportistas para identificar soluciones nuevas.
Bolsa
de carga y transporte
- Para sus
transportes puntuales es interesante utilizar las bolsas de carga y
transporte con el fin de conseguir buenas tarifas.
Agrupamientos
de profesionales del mismo sector de actividad
- La mutualización
del flete entre empresas del mismo sector permite ganancias inmediatas
sobre el presupuesto transporte. Sin embargo, hay que estar dispuesto a
trabajar con sus competidores.
- Además, ciertos
agrupamientos de profesionales proponen reducciones sustanciales sobre
los transportes realizados con ciertas compañías.
8.
Controlar sus facturas de transporte
Errores
de facturación pueden ocurrir (existe un promedio de desviación sobre las
facturas de transporte entre 2 y 5 %).
Coloque
un proceso de control de las facturas. Una vez los errores identificados,
trate los litigios con su transportista según un proceso claramente
preestablecido.
9.
Controlar su flota propia
Finalmente
si dispone de una flota propia de vehículos, dispone de posibilidades
adicionales gracias a la puesta en marcha de:
- mantenimientos
preventivos,
- reducción de la
velocidad y adaptación de la conducción de los chóferes (organismos de
formación de los chóferes existen),
- optimización de las
cargas.
10.
Optimizar sus tasas y aranceles a la importación - exportación
A la
importación
Las
tasas y aranceles de importación pueden ser reducidos para ciertos productos
que provienen de ciertos países.
- Verificar la
existencia de acuerdos eventuales de librecambio con los países de sus
proveedores (Free Trade agreements).
- Pedir a sus
proveedores situados en países sometidos a estos acuerdos, los
documentos necesarios para la obtención de las reducciones
correspondientes.
A la
exportación
Las
tasas y aranceles de exportación pueden ser reducidos incluso nulos para
ciertos productos con destino a ciertos países.
- Verificar la
existencia de acuerdos eventuales de librecambio con los países de sus
clientes (Free Trade agreement)
- Estudiar la
posibilidad de pasar en almacén de aduanas (cero tasa de exportación =
optimización del flujo de tesorería).
Un Certificado
de Origen (CO) es un documento oficial necesario en algunos países. Es una
prueba del origen de un articulo exportado.
Es necesario :
·
cuando las aduanas del país de importación lo piden
·
cuando el destinatario lo pide, aunque la legislación no lo exija
·
si el pago esta realizado a través de un Crédito Documentario. En
este caso deberá ser conforme con las instrucciones del Crédito Documentario
y a la legislación del país emisor de CO.
Puede ser
necesario aunque la factura comercial ya precise las informaciones.
Los
certificados de origen están generalmente emitidos por las Cámaras de
Comercio locales. Un CO no firmado no tiene ningún valor oficial.
El emisor de un
CO compromete su sociedad sobre el origen de las mercancías y la exactitud de
las informaciones llevadas por el certificado. Debe pues estar autorizado por
su sociedad para el establecimiento de este tipo de documento.
En caso de duda
sobre el origen, particularmente si la mercancía esta importada o ha sido
transformada, es aconsejado dirigirse a las autoridades aduaneras.
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