10 maneras de reducir los costos de transporte

Los costes de transporte representan un promedio establecido entre el 4 % y el 10 % del presupuesto global de las empresas. Las fluctuaciones de los precios de las energías necesarias para el transporte impactan directamente el margen de las empresas a través del presupuesto de transporte. Sin embargo, si las subidas de las tarifas de las compañías de transporte parecen ineluctables, esto no significa obligatoriamente una subida del presupuesto transporte de las empresas, particularmente si están abiertos a la reingeniería de sus procesos, que les permitirá identificar numerosas posibilidades de economías. Proponemos en esta ficha técnica 10 puntos claves para ayudar a las empresas a reducir sus costes de transporte: 1. Estudiar las operaciones corrientes de transporte y de retorno de mercancías 2. Identificar las prácticas de su empresa que influyen en los costes de transporte 3. Optimizar la carga de sus contenedores, camiones 4. Comparar las ofertas 5. Volver a negociar regularmente 6. Optimizar los procesos administrativos y de gestión de los flujos de información 7. Estudiar las alternativas, ponerlas en marcha 8. Controlar sus facturas de transporte 9. Controlar su flota propia 10. Optimizar sus tasas y aranceles a la importación – exportación 1. Estudiar las operaciones corrientes de transporte y de retorno de mercancías Antes de empezar, es importante disponer de un conocimiento detallado de la tipología de sus envíos. Es necesario disponer de elementos exactos sobre éstos: tipo de la mercancía (ver la clasificación ADR ), volumen de envío promedio por destino (en número de bultos, paletas) y, si llega el caso, medio de transporte (modo de transporte, tipo de contenedor), peso medio de los envíos por destino (en Kg, toneladas), niveles de servicio a los clientes (ver también el calculo del OTIF ), costes de transporte por zona de entrega y por destinatario, costes por volumen (por x paletas, por camión) por zona de destino Documentar del mismo modo sus retornos de mercancía Analizar los procesos de planificación, organización, realización, control  y gestión de la realización del transporte. 2. Identificar las prácticas de su empresa que influyen en los costes de transporte Embalaje Verificar sus embalajes: ¿Están adaptados al transporte, permiten optimizar la carga de los camiones? Sacar provecho del estudio para renegociar el precio de los embalajes con sus proveedores.   Evitar el “exceso de calidad” Verificar con sus destinatarios de transporte (clientes y internos), la pertinencia de la frecuencia de entrega y de los plazos actuales de envío. Ajustar con ellos los factores plazo y frecuencia de transporte de modo que no ofrece un servicio que no es necesario.   Limitar los envíos Express, mensajería o paquetería El transporte express, muy costoso, debe estar utilizado sólo en caso de extrema urgencia. Otros modos de entrega deben ser analizados antes de recurrir a este. Securizar este punto en su proceso de validación del recurso al transporte express. Un error frecuente consiste en expedir el conjunto del pedido en express cuando solamente una línea de pedido, o algunas unidades lo necesitan. Para evitar costes suplementarios no justificados, calcule con su cliente la cantidad justa y necesaria con entrega urgente y, en la medida de lo posible, expida sólo ésta en express. Abastecer teniendo en cuenta la variable transporte y planificar Identificar las prácticas de abastecimiento que impactan desfavorablemente el transporte desde los proveedores. Compartir sus previsiones de abastecimiento con el fin de facilitar la previsión de la actividad transporte desde los proveedores (nota: haga lo mismo con sus previsiones de ventas para el transporte a clientes).   3. Optimizar la carga de sus contenedores Prever Dar visibilidad al servicio expedición de tipo a que pueda realizar las reagrupaciones pertinentes al nivel operacional y planificar su actividad a largo plazo. Consolidar Si a través de su estudio identifica envíos múltiples de pequeños bultos hacia una zona de destino, reagrupar los envíos si el compromiso de servicio lo permite.... Consolidar al máximo los pedidos. Estudiar con los compradores la posibilidad de limitación del número de proveedores de tipo a obtener una mejor concentración de proveedores. 4. Comparar las ofertas Comparar las ofertas de sus transportistas con los otros actores del mercado en términos de costes y de servicios Sitios comparadores de ofertas de transporte express de mensajería y paqueteria Para los envíos express, utilizar las paginas web como mensajerialowcost.es Estas paginas web le dan las tarifas de las grandes agencias de transportes de mensajería y paqueteria , teniendo en cuenta sus informaciones sobre el peso de su paquete o paleta, sus dimensiones, la zona de expedición y la de destino. Además, estas empresas ofrecen frecuentemente reducciones de precio en línea. Plataformas electrónicas de compras Si usted es un grande utilizador de transporte, es interesante recurrir a plataformas electrónicas de compras (como por ejemplo tradeextensions.com). Tarifas Una vez las tablas de tarifas de los diferentes transportistas recolectadas: verificar que la unidad de facturación es adaptada a su tipo de flujo (al peso, a la paleta), analizar las posibilidades de modificación de sus envíos con el fin de reducir el coste de transporte (optimización de los envíos), ajustar sus cartones, paletas, de tipo que evita los costes suplementario facturados en caso de "exceso de dimensión". 5. Volver a negociar regularmente Plazos de pago Saque provecho de sus entrevistas con las compañías de transporte para volver a negociar los plazos de pago lo más tarde, esto impacta favorablemente la tesorería de la empresa. Subida de los volúmenes Cuando le confía significativamente más actividad a una compañía de transporte, se vuelven a negociar sistemáticamente las tarifas a la baja. 6. Optimizar los procesos administrativos y de gestión de los flujos de información Comunicación electrónica Utilizar al máximo los procesos de comunicación electrónica con sus transportistas (ver también EDI ). Además, ciertas compañías de transporte le propondrán reducciones para utilizar modos de comunicación electrónica en soporte de las tareas administrativas relativas al transporte. Así se limitan los errores de entrega. TMS (Sistema de Gestión del Transporte) Si su presupuesto transporte es elevado, dotarse de su propio TMS, o disponer de un acceso vía una colaboración con una compañía de transporte, para administrar las tarifas de transporte, utilizarlas de la mejor manera posible y aumentar la productividad del proceso transporte. Es así crucial, al momento de seleccionar sus compañías de transporte, estudiar las herramientas y las tecnologías de intercambio de información, los equipos y el proceso propuesto. 7. Estudiar las alternativas, ponerlas en marcha Modos alternativos ¿Las características del flujo y del contrato de servicio permitirían recurrir a modos de transporte menos costosos (transporte fluvial, transporte marítimo, camiones completos)? ¿Es posible entregar a sus clientes directamente desde sus proveedores para ciertos productos? ¿Es posible agrupar los flujos desde varios proveedores para optimizar su transporte?... También apoyarse en la experiencia de sus transportistas para identificar soluciones nuevas. Bolsa de carga y transporte Para sus transportes puntuales es interesante utilizar las bolsas de carga y transporte con el fin de conseguir buenas tarifas. Agrupamientos de profesionales del mismo sector de actividad La mutualización del flete entre empresas del mismo sector permite ganancias inmediatas sobre el presupuesto transporte. Sin embargo, hay que estar dispuesto a trabajar con sus competidores. Además, ciertos agrupamientos de profesionales proponen reducciones sustanciales sobre los transportes realizados con ciertas compañías. 8. Controlar sus facturas de transporte Errores de facturación pueden ocurrir (existe un promedio de desviación sobre las facturas de transporte entre 2 y 5 %). Coloque un proceso de control de las facturas. Una vez los errores identificados, trate los litigios con su transportista según un proceso claramente preestablecido. 9. Controlar su flota propia Finalmente si dispone de una flota propia de vehículos, dispone de posibilidades adicionales gracias a la puesta en marcha de: mantenimientos preventivos, reducción de la velocidad y adaptación de la conducción de los chóferes (organismos de formación de los chóferes existen), optimización de las cargas.   10. Optimizar sus tasas y aranceles a la importación - exportación A la importación Las tasas y aranceles de importación pueden ser reducidos para ciertos productos que provienen de ciertos países. Verificar la existencia de acuerdos eventuales de librecambio con los países de sus proveedores (Free Trade agreements). Pedir a sus proveedores situados en países sometidos a estos acuerdos, los documentos necesarios para la obtención de las reducciones correspondientes. A la exportación Las tasas y aranceles de exportación pueden ser reducidos incluso nulos para ciertos productos con destino a ciertos países. Verificar la existencia de acuerdos eventuales de librecambio con los países de sus clientes (Free Trade agreement) Estudiar la posibilidad de pasar en almacén de aduanas (cero tasa de exportación = optimización del flujo de tesorería). Un Certificado de Origen (CO) es un documento oficial necesario en algunos países. Es una prueba del origen de un articulo exportado. Es necesario : ·         cuando las aduanas del país de importación lo piden ·         cuando el destinatario lo pide, aunque la legislación no lo exija ·         si el pago esta realizado a través de un Crédito Documentario. En este caso deberá ser conforme con las instrucciones del Crédito Documentario y a la legislación del país emisor de CO. Puede ser necesario aunque la factura comercial ya precise las informaciones. Los certificados de origen están generalmente emitidos por las Cámaras de Comercio locales. Un CO no firmado no tiene ningún valor oficial. El emisor de un CO compromete su sociedad sobre el origen de las mercancías y la exactitud de las informaciones llevadas por el certificado. Debe pues estar autorizado por su sociedad para el establecimiento de este tipo de documento. En caso de duda sobre el origen, particularmente si la mercancía esta importada o ha sido transformada, es aconsejado dirigirse a las autoridades aduaneras.